Alle Funktionen auf einen Blick
Das Karteikartensystem
Auf einer modernen Oberfläche unterteilt aktisto die Anforderungen der DSGVO in einzelne „Karteikarten“ mit überschaubaren und verständlich beschriebenen Aufgabensets. Die einzelnen Karten können Sie etappenweise und in beliebiger Reihenfolge bearbeiten oder an inhaltlich verantwortliche Mitarbeiter delegieren, die diese direkt im System bearbeiten. Dabei werden Sie laufend über den aktuellen Stand der Bearbeitung informiert.
Filterfunktion und Suche
Behalten Sie den Überblick! Eine leicht zu bedienende Filterleiste reduziert die angezeigte Auswahl der Karten, so dass Sie sich auf die gerade relevanten konzentrieren können. Die Suche ist ein weiteres mächtiges Werkzeug für den schnellen Zugriff auf eine bestimmte Karte. Sie suchen in Titeln, Tags und bei Bedarf auch in den Texten der Kartenabsätze. So sind Sie in Sekunden an der richtigen Stelle.
Online-Editor
Wenn mehrere Personen gleichzeitig in einem Projekt mitwirken, kann man schnell den Überblick verlieren. Unzählige Mails und Dokumente sind die Folge. Mit aktisto erfolgt die Bearbeitung der Aufgaben hingegen direkt über einen komfortablen Online-Editor. Vorgefertigte Textbausteine und gute Erklärungstexte zu den relevanten Gesetzestexten erleichtern die Arbeit. Fertige Karten können die Erfasser im Anschluss freigeben und im System als abgeschlossen markieren.
Der Schnelleinstieg
Den sinnvollen Einstieg in die umfangreiche und komplexe Umsetzung der DSGVO zu finden, gestaltet sich häufig schwierig. Unser Schnelleinstig auf Basis von Experten Bewertungen ermöglicht Ihnen, die Karten individuell z.B. nach Zeitaufwand oder ihrer rechtlichen Brisanz entsprechend auszuwählen. Dadurch können Sie sich besonders wichtigen Schritten zuerst widmen oder eine Viertelstunde vor Feierabend noch eine schnelle und einfache Aufgabe erledigen.
Inhaltliche Unterstützung
Jede Karte hat in der Bearbeitungsansicht eine individuelle Erläuterung die leicht verständlich erklärt, was sich der Gesetzgeber mit dieser Aufgabe gedacht hat. Danach ist sofort klar, welche Inhalte hier verlangt werden. Viele Karten haben darüber hinaus Formulierungshilfen, die Sie kopieren und einfügen können so dass nur noch individuelle Informationen ergänzt werden müssen.
Datenschutz-Handbuch
Aus den bearbeiteten Kartensets können Sie automatisch Ihr Datenschutz-Handbuch generieren – und das mit nur einem Mausklick. Unter einem persönlichen Link steht Ihnen das Handbuch als HTML-Version zur Verfügung, so dass Sie es direkt in Ihrem Intranet verlinken können. So haben alle Mitarbeiter auch ohne aktisto Zugang jederzeit Zugriff auf Ihr Datenschutz-Handbuch, und zwar immer in der aktuellen Version! Das freut auch die Aufsichtsbehörden :)
-
Das Dashboard mit Kartenübersicht und Empfehlungen -
Ausführliche Ansicht einer Karte im Dashboard -
Bearbeitung der Karte/Absätze mit Formulierungshilfe
Ergänzende Module
Alle oben genannten Funktionen sind grundlegender Bestandteil von aktisto. Sie ermöglichen es Einzelpersonen oder kleineren Unternehmen, die DSGVO Anforderungen selbständig umzusetzen. Spezielle Funktions-Module erweitern Ihre Möglichkeiten und können bei Bedarf dazugebucht werden.
Externer DSB/Berater
Diese Erweiterung ermöglicht die gezielte Kommunikation mit Ihrem externen Datenschutzbeauftragten oder Berater. Dieser kann bereits bearbeitete Karten professionell prüfen und bleibt über ein eigenes Dashboard während der gesamten Umsetzung auf dem Laufenden. aktisto gewährleistet so eine zeit- und ortsunabhängige Beratung und eine kontinuierliche und zügige Umsetzung der DGSVO.
Eigene Karten und Verweise
Sie wollen mehr Individualität, Ihre Anforderungen sind sehr speziell? Mit dieser Erweiterung können Sie beliebige eigene Karten und Absätze anlegen, die optimal auf Ihre Situation passen. Zusätzlich kommt mit diesem Modul die Verknüpfungsfunktion, um von einem Absatz auf einen anderen zu verlinken. So können die neuen Karten als Ergänzung zu bestehenden genutzt werden.
Branchenlösung
Manche Karten machen nicht für jede Branche Sinn, andere Branchen wiederum sind sehr spezialisiert und benötigen besondere Karten und Erläuterungen. Mit einem branchenspezifischen Kartenset bekommen Sie nur die Aufgaben, die in Ihrer Branche relevant sind. Auch die Formulierungshilfen sind entsprechend angepasst worden. Ganz neu integriert: Dentalbranche.
Personen und Firmen
Legen Sie Personen und Firmen an, um diese in Ihren Texten zu verwenden. Somit können Sie später leicht die Namen in allen Karten austauschen, falls sich Zuständigkeiten oder Dienstleister ändern. Für einen schnellen Überblick können Sie alle Personen/Firmen auflisten sowie die Karten in denen diese vorkommen.
Interne Aufgabenliste
Bei der Umsetzung der DSGVO werden Ihnen häufig Dinge auffallen, die im Unternehmen verändert werden müssen. Das ist auch Sinn der DSGVO, die eigenen Prozesse zu hinterfragen und zu verbessern. Mit diesem Modul können Sie Aufgaben erfassen und per Mail den richtigen Mitarbeitern zuweisen. Sie behalten jederzeit einen Überblick über die verteilten Aufgaben.
Persönliche Tags
Jede Karte ist mit bereits mit Tags aus der DSGVO versehen worden, so dass Sie z.B. nach "Transparenz" suchen und filtern können. Zukünftig können Sie hier ergänzend beliebig viele eigene Tags vergeben, um später danach zu filtern oder zu suchen. So können Karten in der Ansicht danach gefiltert und z.B. als Teildokument gedruckt werden, ohne das immer gleich ein ganzes Handbuch erstellt wird.
SMS/Threema
Unser zukünftiges SMS/Threema Modul ist eine Ergänzung der Integration des externen DSB/Beraters. Hier können Sie Fragen direkt über das System auf das Smartphone des DSB/Beraters verschicken. Auf diese Art und Weise können einfache Fragen von Ihrem DSB/Berater auch ohne den Zugriff auf aktisto schnell beantwortet werden. Ihr Arbeitsfluss wird nicht unterbrochen und der Absatz oder die Karte kann direkt fertiggestellt werden.
aktisto Cloud
Ergänzen Sie Ihr Datenschutz-Handbuch um einen Anhang mit hochgeladenen PDF-Dokumenten, wie z.B. Nachweise, Protokolle, Beschreibungen, Fotos zur Dokumentation etc. Die aktisto-Cloud bietet Ihnen den dafür notwendigen Speicherplatz und ermöglicht die Verlinkung von Karten mit diesen Dokumenten. So ist die gesamte Nachweiskette an einem Ort gesammelt und für die Aufsichtsbehörden nachprüfbar.